Carnet de stage

Compte-rendu des rencontres et tâches exécutées lors de mon stage. 

Voici une description plus détaillée des différentes composantes de mon projet de stage. 

1. Logistique : organisation de la célébration

Lorsque j’ai proposé de coordonner l’organisation du 30e anniversaire de l’école Jeanne-Sauvé, je n’avais aucune idée des protocoles qui y sont rattachés.   J’ai commencé par faire la lecture de la directive administrative et du dossier d’organisation du 25e anniversaire de l’école. C’est à ce moment que je me suis rendu compte de l’importance de réussir mon stage en raison de l’impact de l’événement pour l’école. C’est-à-dire qu’il s’agit d’un événement qui rassemble le personnel, les élèves, les parents et les membres de la communauté. L’objectif est de célébrer les succès de l’école et de partager nos plans futurs. L’activité aura possiblement un impact sur le recrutement des élèves puisqu’elle sera diffusée sur la page Facebook de l’école. De plus, il y aura plusieurs dignitaires à la célébration. Nous planifions avoir une représentation d’anciens élèves, d’élèves actuels et de futurs élèves.  Nous planifions également inviter M. Léo-Paul Leduc, première direction de l’école et M. André Larouche. Nous planifions un rallye commémoratif avant la cérémonie.  Les élèves de 6e année partiront en vélo du premier site de l’école qui est actuellement l’école Dunning-Foubert pour se rendre au stationnement près du Centre communautaire Ray Friel afin d’aller chercher les élèves de la 4e et 5e année qui seront à pied.  Par la suite, le groupe se dirigera à la caserne de pompiers près de l’école pour aller chercher les élèves de la maternelle à la 3e année.  À chaque arrêt, le groupe de 6e remettra soit un médaillon ou une casquette au groupe d’élèves afin de “passer le flambeau”. Quel projet! Je suis entourée d’une équipe merveilleuse dont les membres sont tout aussi engagés que moi. Nous ne pouvons que vivre un succès!

Mon rôle dans le comité organisateur est de chapeauter l’événement, d’organiser la logistique, d’agir en tant que direction afin d’atteindre nos objectifs et d’assurer la vision de la célébration.  Un budget spécial de 1000$ est alloué aux écoles afin de planifier la célébration. Nous voulons impliquer l’école Gisèle-Lalonde puisque plusieurs élèves de Jeanne-Sauvé se dirigent là pour leur secondaire.  Le conseil d’école a contribué le thème de l’événement : En mouvement depuis 30 ans! J’adore ce thème puisqu'il laisse sous-entendre que l’école ne cesse d’innover par l’entremise de projets, d’activités et de  nouvelles initiatives. 

Nous avons commencé le processus au début octobre avec une certaine idée de la forme que prendrait le 30e anniversaire. Certaines modifications ont été faites en cours de route.  Par exemple, nous avons décidé de faire un montage vidéo afin que les élèves et le personnel aient une voix lors la célébration. Nous avons également annulé l’activité de transition des élèves de 6e année. L’événement devait être animé par Vincent Poirier, et raison d’un deuxième engagement, et pour respecter le protocole du CEPEO, nous avons ajouté une section “entrevue des anciens élèves” à la célébration. Un autre défi lors de l’organisation était de gérer des équipes venant de différents milieux  (écoles secondaires, siège social, Jeanne-Sauvé, membre de la communauté). Heureusement que la technologie permet à tous de pouvoir se connecter via Google Hangout, par téléphone et par courriel. 

ANNEXE 1 : Document de travail du comité

ANNEXE 2 : Déroulement de la célébration

ANNEXE 3 : Notes MC et discours de la direction

ANNEXE 4 : Trajet du rallye

ANNEXE 5 : Bannière

ANNEXE 6  : Sondage aux parents

ANNEXE 7 : Invitation

ANNEXE 8 : Entrevue avec Jean-François Carey

ANNEXE 8  : Directive administrative "Protocole pour diverses cérémonies"

ANNEXE 9 : Article du CEPEO en lien avec le 30e anniversaire 

ANNEXE 10 : lien vers la page Facebook de  l'école  pour visionner le Facebook Live (les premières minutes ont été filmées dans le mauvais sens...oups!)

ANNEXE 1 : vidéo de Vincent Poirier

1. Conception des médailles et visite de transition des élèves

Une des activités du 30e anniversaire est de créer une pièce commémorative à remettre aux dignitaires, aux élèves et au personnel de l’école. Le comité organisateur a donc pensé à fabriquer un médaillon de bois avec l’aide de l’équipe de Gisèle-Lalonde.   Au début de l’organisation du 30e,nous avions pensé que les élèves de la 4e à la 6e année pourraient se rendre à l’école et fabriquer les 500 médailles. La première étape était faire un croquis de la médaille et de voir avec l’enseignant de Gisèle-Lalonde s’il est possible de le réaliser.  Ensuite, c’est la commande du matériel. J’espérais qu’une fois le matériel arrivé, que les élèves de la 4e à la 6e année pourraient les créer à l’aide des élèves d’un cours de techno.  

Le premier changement de plan est arrivé lorsque l’enseignant m’a fait part que la machine qui fait les médailles coupe automatiquement le bois à partir du design et brûle l’image sur le médaillon.  Du même coût, nous avons reçu la nouvelle que l’école doit payer le billet d’autobus de chaque élève puisque le Consortium ne le fournit pas pour ce genre d'activité. Ainsi, puisque les élèves ne peuvent pas participer à la fabrication et compte tendu du prix de billets d’autobus pour les élèves de la 4e à la 6e, j’ai pris la décision que seuls les élèves de 6e année participeraient à l’activité. Nous nous sommes donc entendus que les élèves viendraient à l’école vernir les médaillons et pourrait créer le ruban “style tie dye”, visiter l’école, faire une activité au gymnase et manger à la cafétéria lors d’une journée transition. 

Le deuxième défi est arrivé lorsque, suite à la commande de matériel, la création des médaillons a pris plus de temps qu’anticipé.  Le suivi fut plus difficile que prévue et j’ai dû faire appel à une des 5 capacités clé du leadership, “faire part à des conversations courageuses”. J’ai dû, après plusieurs rappels,  communiquer avec l’enseignant afin de lui donner une date limite puisque la date d’échéance arrivait.  J’ai également été obligé d’annuler la visite des élèves de 6e années et d’organiser à l’école Jeanne-Sauvé une session de vernissage et d’enfilement des rubans du médaillon. 

Malgré tout, les médaillons furent appréciés de tous, surtout des élèves. 

ANNEXE 1 : image des médaillons (image 1 et image 2)

2. Montage vidéo

L’idée du montage vidéo nous est arrivée à la deuxième rencontre d’équipe.  Nous avons pensé qu’il serait bien que les élèves et le personnel aient une voix lors de la célébration. J’ai donc pensé venir à l’école pour filmer les élèves et le personnel en action, en plus de poser quelques questions du style "entrevue" à certains.   Je me suis rapidement rendue à l’évidence que je n’ai pas les habiletés nécessaires pour faire un montage vidéo digne d’un 30e anniversaire ou des dignitaires.  J’ai donc fait appel à l’équipe de l’école secondaire publique De la Salle. J’ai envoyé tout d’abord un courriel à la direction, qui a fait suivre ma requête à la personne appropriée. Quelle bonne décision! À partir du plan que j’ai fourni, ils sont arrivés à l’école, tout équipé pour filmer les élèves et le personnel.  Elles ont également pris des images représentatives de l’école pour inclure dans la vidéo. Nous étions tous satisfaits du produit final. 

ANNEXE 1 : Plan du montage vidéo

ANNEXE 2 : Valeurs de Jeanne-Sauvé à inclure dans la vidéo

ANNEXE 3 : Version finale du plan de montage

ANNEXE 4 : Vidéo